ESTRUCTURA Y PERSONAL DE UN HOTEL

ESTRUCTURA Y PERSONAL DE UN HOTEL

Una estructura organizacional del hotel es un plan integral por el propietario de un hotel para definir las actividades y responsabilidades departamentales. Esta estructura pone orden en todos los aspectos de operación del hotel en la recepción y servicio de habitaciones en el departamento de recursos humanos. Las estructuras organizativas del hotel son necesarias para asegurar la máxima rentabilidad de cada habitación, restaurante y bar sobre una base diaria. Su hotel puede funcionar de manera eficiente si se crea una estructura.

Estructura organizacional

Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercado o en forma de matriz.

DEPARTAMENTOS DE UN HOTEL

 

Para comenzar empezaremos diciendo que los distintos departamentos que constituyen un hotel tienen gran importancia y no conviene destacar una mayor relevancia para uno u otro. Un hotel es una empresa de servicios, y la sincronización, coordinación y control interdepartamental es lo que va a determinar, además de su categoría, su reputación a nivel comercial sin olvidar que cada departamento tiene una funciones concretas y especificas, y que igualmente desempeña un papel dentro de la organización general dentro de la empresa.

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES



El proceso de reserva es aquel por medio del cual, un huésped solicita que se les asegure una habitación para determinada fecha y hora, el huésped cuando llega ya tiene su habitación asignada y segura para el proceso de reserva agiliza la labor de la recepcionista. En el proceso de reserva se tiene en cuanta las condiciones y necesidades, expresada por el huésped, este proceso es muy completo porque se tiene los datos del huésped, el tipo de habitación, la hora de llegada, la permanencia entre otras que hacen parte del funcionamiento del hotel.

 Proceso de Reservas

Manejar las solicitudes de reservas.

Determinar la disponibilidad y tarifas por medio del rack.

Determinar la disponibilidad de la fecha y hora de la reserva y las tarifas de las habitaciones.

Diligenciar formato de reserva.

DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN

El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, telex, fax, carta, etc., si hace reserva antes de su llegada.

La primera y última impresión son las que mayor importancia tienen para la mayoría de los clientes. La primera, debido a que el ser humano siempre se deja impresionar fácilmente por las imágenes, ésta va a predisponer a la mayoría de la clientela a favor o en contra del establecimiento según haya sido favorable o desfavorable para cada cliente.

Los profesionales de este departamento para causar una buena impresión deben estar uniformados y aseados, guardar una compostura correcta que no resulte desagradable al cliente, atendiendo con rapidez y seguridad en su trabajo a cada una de las personas que se acerquen al mostrador y siendo serviciales.

CHECK IN - CHECK OUT

DEPARTAMENTO DE TELÉFONOS




La buena comunicación que exista entre las personas que laboran en un hotel, dependerá en buena medida del éxito de las funciones que se desempeñen en el mismo. Considerando lo anterior, el departamento de teléfonos es vital para el buen funcionamiento del hotel.


Las personas que nunca se han hospedado en el hotel  y por algún motivo llamaron telefónicamente catalogaron el servicio  con base en el trato que recibieron por parte de las operadoras de teléfono. En resumen, este departamento influye notablemente en la opinión de os huéspedes respecto al servicio que presta.

 DEPARTAMENTO DE BOTONES

Llamados también “bell boys”, este debe su nombre a una costumbre que duró muchos años: tocar un timbre en la recepción para llamar a esos empleados. En la edad de Oro de los grandes hoteles, los botones brincaban en atención al sonido del timbre y transportaban el equipaje de los huéspedes a las habitaciones. Esto dio origen al nombre de bell hop ( persona que salta al sonido del timbre). En los hoteles de casi todo el mundo, es tradicional que los miembros del departamento de botones reciban gratificaciones o propinas por realizar servicios tales como llevar el equipaje, llamar un taxi, o traer un periódico a la habitación de un huésped.